Die Vergütung als Rechenbasis
Ergotherapie wird für gesetzlich Versicherte bundeseinheitlich vergütet. Seit 1. Juli 2026 gelten um 4,11 Prozent erhöhte Sätze. Die beiden häufigsten Einzelbehandlungen sind:
| Leistung | Regelleistungszeit | GKV-Preis seit 1.7.2026 |
|---|---|---|
| Motorisch-funktionelle Einzelbehandlung (X4102) | 45 Minuten, davon 30 Therapiezeit | 59,27 € |
| Sensomotorisch-perzeptive Einzelbehandlung (X4103) | 60 Minuten, davon 45 Therapiezeit | 79,03 € |
Die Annahmen
| Annahme | Wert | Hinweis |
|---|---|---|
| Einheiten pro Tag | 7 | Vollzeitstelle an einem voll belegten Arbeitstag, Mix aus 45- und 60-Minuten-Einheiten |
| Umsatz pro Einheit | 69 € | Mittelwert aus 59,27 € und 79,03 €, je nach Praxis anders |
| Arbeitstage pro Monat | 20 | 240 pro Jahr, ohne Abzug von Urlaub und Krankheit |
| Eingesparte Personalkosten | rund 4.100 € | Beispiel: 3.400 € brutto plus rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil |
Die Rechnung für einen Monat
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Entgangener Umsatz pro Tag | 7 × 69 € | 483 € |
| Entgangener Umsatz pro Monat | 483 € × 20 Tage | 9.660 € |
| Eingesparte Personalkosten | Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteil | rund 4.100 € |
| Deckungsbeitragsverlust pro Monat | 9.660 € minus 4.100 € | rund 5.500 € |
Im vereinfachten Beispiel sind das bei drei Monaten Vakanz rund 16.700 Euro. Mit Urlaub, Krankheit und 85 Prozent Auslastung gerechnet, eher rund 8.200 Euro. Zur Einordnung: Bei der Bundesagentur gemeldete Ergo-Stellen blieben 2025 im Median 90 Tage unbesetzt, also rund drei Monate, die Hälfte der Stellen länger.
So wird die Rechnung realistischer
Eine Vollzeitkraft arbeitet nach Abzug von Urlaub und Krankheitstagen eher rund 200 statt 240 Tage im Jahr, und nicht jeder Termin findet statt. Gerade in der Pädiatrie fallen nach unserer Erfahrung Termine durch kranke Kinder regelmäßig aus.
| Annahme | Vereinfacht | Realistischer |
|---|---|---|
| Arbeitstage pro Jahr | 240 | rund 200 |
| Auslastung | 100 Prozent | 85 Prozent |
| Umsatz pro Jahr | rund 115.900 € | rund 82.100 € |
| Umsatz pro Monat | 9.660 € | rund 6.840 € |
| Abzüglich Personalkosten | rund 4.100 € | rund 4.100 € |
| Deckungsbeitragsverlust pro Monat | rund 5.500 € | rund 2.700 € |
Was dazukommt, aber nicht addiert wird
Diese Folgen sind real, lassen sich aber nicht seriös in Euro fassen. Wir rechnen sie deshalb bewusst nicht ein.
- Wartelisten
Familien und Patienten warten länger und wechseln teils zu anderen Praxen.
- Mehrbelastung im Team
Kollegen übernehmen Klienten, Dokumentationszeit wird knapp, das Risiko einer weiteren Kündigung steigt.
- Beziehung zu Verordnern
Ärzte und Kindergärten verweisen seltener an eine Praxis, die keine Termine hat.
- Einarbeitung
Auch nach der Einstellung dauert es einige Wochen bis zur vollen Auslastung.
So rechnest du mit deinen eigenen Zahlen
- 01Tatsächlichen Jahresumsatz der Stelle ermitteln
Nimm aus Abrechnung oder Praxissoftware den Umsatz, den die Person, die geht, in den letzten zwölf Monaten tatsächlich erzielt hat. Urlaub, Krankheit, Absagen und Auslastung sind darin bereits enthalten.
- 02Durch zwölf teilen
Das ergibt den durchschnittlichen Monatsumsatz der Stelle.
- 03Eingesparte Kosten abziehen
Bruttogehalt plus rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil sowie Material, das während der Vakanz wegfällt.
- 04Ergebnis
Der verbleibende Betrag ist dein Deckungsbeitragsverlust pro Monat. Weiche Folgekosten kommen hinzu.
Teilzeitstellen
Bei einer halben Stelle halbieren sich Umsatz und eingesparte Personalkosten ungefähr. Der Aufwand für Terminplanung, Vertretung und Koordination bleibt dagegen ähnlich hoch. Viele Ergo-Praxen besetzen eine volle Stelle mit zwei Teilzeitkräften, das erweitert den Bewerberkreis deutlich.
Was die Rechnung für die Personalkosten zeigt
Im realistischen Beispiel stehen rund 82.100 Euro Jahresumsatz Personalkosten von rund 49.400 Euro gegenüber, eine Personalkostenquote von etwa 60 Prozent. Die Erhöhung um 4,11 Prozent bringt bei diesem Umsatz rund 3.400 Euro mehr im Jahr. Wie viel davon in Gehälter fließen kann, steht im Artikel Gehalt in der Ergotherapie.
Häufige Fragen
Im vereinfachten Beispiel mit 7 Einheiten zu durchschnittlich 69 Euro an 20 Arbeitstagen fehlen rund 9.660 Euro Umsatz, nach eingesparten Personalkosten bleiben etwa 5.500 Euro Deckungsbeitragsverlust. Dieses Beispiel geht von voller Auslastung ohne Urlaub und Krankheit aus. Mit rund 200 Arbeitstagen und 85 Prozent Auslastung liegt der Verlust eher bei rund 2.700 Euro im Monat. Wartelisten und Mehrbelastung im Team kommen hinzu.
Quellen und Datenstand
- KV Schleswig-Holstein: Heilmittelpreise Stand Juli 2026Ergotherapie X4102 59,27 €, X4103 79,03 €, bundeseinheitlich.
- GKV-Spitzenverband: Vergütungsvereinbarung Ergotherapie, Anlage 2 (29.06.2026)Vollständige Vergütungsliste nach § 125 SGB V.
- AOK Fachportal: Ergotherapie, Vergütung steigt um 4,11 ProzentErhöhung seit 1. Juli 2026, Laufzeit bis 31. März 2027.
- up|unternehmen praxis: Engpassanalyse 2025 (09.10.2026)Vakanzzeit Ergotherapie 2025: 90 Tage (Median), Datenbasis Bundesagentur für Arbeit, nur gemeldete Stellen.
- Hinweis zur RechnungVereinfachtes Modell mit 7 Einheiten zu 69 € und 20 Arbeitstagen. Das Bruttogehalt von 3.400 € ist eine Beispielannahme für eine ambulante Praxis. Urlaub, Krankheit und Auslastung sind gesondert im Text berücksichtigt.