Kosten einer unbesetzten Stelle in der Physiotherapie: Die vollständige Rechnung

„Solange niemand das Gehalt bezieht, kostet mich die Stelle nichts.“ Das ist das teuerste Missverständnis im Praxismanagement. Eine Vakanz erzeugt keine Rechnung, aber jeden Tag fehlen Behandlungen, die nicht stattfinden. In keiner BWA steht dieser Posten, deshalb wird der Druck, schnell zu besetzen, oft unterschätzt.

Im vereinfachten Beispiel sind das bei drei Monaten Vakanz rund 18.700 Euro, bei sechs Monaten rund 37.400 Euro. Mit Urlaub, Krankheit und 85 Prozent Auslastung gerechnet, liegen die Werte eher bei rund 9.000 bis 10.500 Euro beziehungsweise 18.000 bis 21.000 Euro. Laut Bundesagentur für Arbeit blieben gemeldete Physiotherapiestellen 2025 im Schnitt 304 Tage unbesetzt, das sind rund zehn Monate.

Diese Folgen sind real, lassen sich aber nicht seriös in Euro fassen. Wir rechnen sie deshalb bewusst nicht in den Betrag ein.

Bei einer halben Stelle halbieren sich Umsatz und eingesparte Personalkosten ungefähr. Der Aufwand für Terminplanung und Koordination bleibt dagegen ähnlich hoch.

Die Rechnung oben ist bewusst einfach: volle Auslastung an 20 Arbeitstagen im Monat. In der Praxis arbeitet eine Vollzeitkraft nach Abzug von Urlaub und Krankheitstagen eher rund 200 statt 240 Tage im Jahr, und nicht jeder Termin ist belegt. Während der Vakanz sparst du außerdem neben dem Gehalt variable Kosten wie Material.

Wie schwer eine Vakanz wiegt, hängt davon ab, welchen Anteil der Kapazität die fehlende Person ausmacht. Die Euro-Beträge bleiben gleich, die Auswirkung auf den Betrieb nicht.

Eine Praxis startet die Suche erst nach Ablauf der dreimonatigen Kündigungsfrist. Eine zweite startet mit Eingang der Kündigung. Bei gleich langer Suche ist die Stelle bei der zweiten Praxis rund drei Monate kürzer unbesetzt. Selbst mit der realistischeren Rechnung sind das etwa 9.000 bis 10.500 Euro Deckungsbeitrag, bevor man Teambelastung und Patientenabwanderung betrachtet.