Die Rechtslage in Kürze
Viele Praxen vereinbaren mit ihren Patienten ein Ausfallhonorar für Termine, die kurzfristig abgesagt oder nicht wahrgenommen werden. Grundsätzlich ist das zulässig. Der Bundesgerichtshof hat 2022 bestätigt, dass Bestellpraxen unter bestimmten Voraussetzungen ein Ausfallhonorar verlangen können. Entscheidend ist, dass Patienten vorher eindeutig wissen, dass der Termin verbindlich ist und was bei unentschuldigtem Fehlen passiert.
Das Amtsgericht Bad Urach hat am 12. Juni 2026 nachgeschärft. Im Fall stand auf einem selbst ausgefüllten Anamnesebogen sinngemäß, die freigehaltene Zeit werde sonst in Rechnung gestellt. Das war dem Gericht zu unbestimmt und verstieß gegen das Transparenzgebot, ein Anspruch bestand nicht. Neu ist vor allem: Auch die Höhe oder die Berechnungsgrundlage des Ausfallhonorars muss für Patienten klar erkennbar sein.
Was eine Vereinbarung klären sollte
| Punkt | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Behandlung nur nach Terminvereinbarung | Begründet, dass die Praxis als Bestellpraxis Zeit exklusiv freihält |
| Absagefrist | Bis wann eine Absage kostenfrei ist, zum Beispiel 24 Stunden vorher |
| Höhe oder Berechnung | Ein konkreter Betrag oder ein klarer Verweis auf eine Preisliste, kein allgemeiner Hinweis |
| Anrechnung | Ersparte Aufwendungen und eine anderweitige Belegung des Termins, etwa über die Warteliste, werden angerechnet |
| Eigenes Dokument mit Unterschrift | Eine gesonderte, gut sichtbare Vereinbarung statt eines Satzes im Anamnesebogen |
| Kasse zahlt nicht | Den Ausfall trägt der Patient privat, die Krankenkasse übernimmt keine ausgefallenen Termine |
Warum viele Praxen keine Ausfallrechnung stellen
Laut ETL-Eckdatenstudie 2026 stellen 41 Prozent der Praxen keine Ausfallrechnungen. Die Gründe sind nachvollziehbar: Der Aufwand für Rechnung und Mahnung ist hoch, der Betrag klein, und die Beziehung zum Patienten soll nicht leiden. Praxen mit langer Warteliste füllen leere Termine oft einfach nach, dann entsteht nach der Rechtsprechung meist auch kein Ausfall mehr. Das Ausfallhonorar ist deshalb vor allem ein Signal: Termine sind verbindlich.
Ausfälle senken statt abrechnen
- 01Erinnerungen schicken
Eine SMS oder Nachricht am Vortag verhindert viele vergessene Termine.
- 02Absagen einfach machen
Wer unkompliziert online oder per Nachricht absagen kann, sagt früher ab statt gar nicht.
- 03Nachrückliste führen
Eine Liste mit Patienten, die kurzfristig kommen können, füllt frei gewordene Termine.
- 04Regeln bei der Anmeldung erklären
Wer die Absagefrist persönlich erklärt bekommt und unterschreibt, hält sich eher daran.
- 05Ausfallquote messen
Nur wer weiß, wie viele Termine im Monat ausfallen, sieht, ob die Maßnahmen wirken.
Was Ausfälle mit dem Fachkräftemangel zu tun haben
Ein leerer Termin ist nicht nur entgangener Umsatz. Er ist Therapeutenzeit, die bezahlt wird und keinem Patienten zugutekommt, während andere auf der Warteliste stehen. In einem Markt, in dem Physiotherapiestellen im Median 168 Tage offen bleiben, ist diese Zeit besonders wertvoll.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Behandlungen je Vollzeitkraft pro Tag | 16 |
| Arbeitstage pro Jahr | 200 |
| Behandlungen pro Jahr | 3.200 |
| Ausfallquote | 5 Prozent |
| Leere Termine pro Jahr | 160, das sind 10 volle Arbeitstage |
| Entgangener Umsatz bei 32 € je Behandlung | rund 5.100 € je Vollzeitkraft |
Wer die Ausfallquote senkt, gewinnt also Kapazität, ohne einen zusätzlichen Therapeuten einzustellen. Den Fachkräftemangel löst das nicht, aber es verschafft Luft, bis eine offene Stelle besetzt ist.
So erklärt die Anmeldung das Ausfallhonorar
- Beim ersten Termin ansprechen: nicht erst, wenn der erste Termin ausgefallen ist.
- Den Grund nennen: Die Zeit ist exklusiv reserviert, andere Patienten warten auf einen Termin.
- Den Betrag nennen: klar und ohne Umschweife, so wie er in der Vereinbarung steht.
- Den Ausweg zeigen: Wer rechtzeitig absagt, zahlt nichts. Ein einfacher Absageweg nimmt Druck aus dem Gespräch.
- Einheitlich handeln: Wenn jeder im Team die Regel anders auslegt, verliert sie ihre Wirkung.
Ausfallhonorar und Team
Leere Termine sind für Therapeuten oft frustrierend, gerade wenn die Warteliste lang ist. Klare Regeln zu Ausfällen schützen also auch das Team. Wie Therapeuten die Zeit eines ausgefallenen Termins nutzen, etwa für Dokumentation oder Fortbildung, sollte die Praxis transparent regeln und nicht zulasten der Mitarbeiter auslegen.
Häufige Fragen
Grundsätzlich ja, wenn Patienten vorher klar über die Verbindlichkeit des Termins, die Absagefrist und die Höhe oder Berechnung des Honorars informiert wurden. Das hat der Bundesgerichtshof 2022 für Bestellpraxen bestätigt.
Quellen und Datenstand
- physio.de: Urteil verschärft die Anforderungen an Physiotherapiepraxen (12.09.2026)AG Bad Urach zum Ausfallhonorar, Einordnung für Physiotherapiepraxen, Hinweise zur Vereinbarung.
- physio.de Infothek: AG Bad Urach vom 12.06.2026Notwendigkeit einer klaren vertraglichen Formulierung zum Ausfallhonorar von Praxen.
- physio.de Infothek: BGH vom 12.05.2022Ausfallhonorare sind unter bestimmten Voraussetzungen rechtens.
- physio.de: Die Praxen verändern sich (04.07.2026)ETL-Eckdatenstudie 2026: 41 Prozent der Praxen stellen keine Ausfallrechnungen.
- up|unternehmen praxis: Engpassanalyse 2025 (09.10.2026)Physiotherapie 2025: Vakanzzeit 168 Tage (Median).
- HinweisKeine Rechtsberatung. Die Rechnung zu Ausfällen ist ein Beispiel mit angenommenen Werten.